Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị 2023 – Tận dụng hiệu quả với AN Media

Bạn đang muốn tổ chức một hội thảo, hội nghị chuyên nghiệp, khoa học và hiệu quả? Hãy tham khảo ngay bài viết này để lập một mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị ấn tượng cùng đội ngũ chuyên gia của AN Media!

AN Media cung cấp dịch vụ xây dựng mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị chuyên nghiệp

Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị là gì?

Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị là bản phác thảo về thông tin sản phẩm, chương trình và thông điệp thương hiệu muốn truyền tải tới khách tham dự hay công chúng. Đây được xem như một kim chỉ nam để ban tổ chức có thể nhìn nhận tổng thể và đưa ra những ý tưởng phù hợp, giúp chương trình thành công rực rỡ.

Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị là công cụ đảm bảo sự kiện diễn ra như mong muốn

Các bước xây dựng mẫu kế hoạch hội thảo

Xác định hình thức hội thảo, hội nghị

Với mỗi loại hình hội nghị hội thảo khác nhau, sẽ có những ý tưởng, kinh phí và bản kế hoạch riêng. Dưới đây là một số hình thức tổ chức phổ biến:

• Kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng
• Kế hoạch tổ chức hội nghị sơ kết 6 tháng
• Kế hoạch tổ chức hội thảo du học
• Kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học
• Kế hoạch tổ chức hội thảo quốc tế

Xác định mục đích tổ chức hội thảo, hội nghị

Mục đích tổ chức một sự kiện có thể được xác định theo các yếu tố sau:

• Mục đích kinh tế: Thương hiệu muốn đạt được lượng doanh thu nhất định trong ngày khai trương nhằm mục đích tăng doanh số, lợi nhuận hoặc chương trình gây quỹ.
• Mục đích về số lượng người tham gia: Nhằm tăng độ truyền thông, phủ sóng hình ảnh doanh nghiệp đến đông đảo công chúng trong ngày khai trương.
• Mục đích về mặt chất lượng nội dung hội nghị, hội thảo: Ban tổ chức cần xác định khách mời tham dự sẽ nhận được những gì thông qua buổi hội thảo, hội nghị.

Tìm hiểu đối tượng khách mời

• Đối tượng khách tham dự: Đây là bộ mặt đại diện cho quy mô, tầm cỡ hội nghị, hội thảo.
• Yêu cầu cụ thể: Việc liệt kê những yêu cầu cụ thể, nội dung đặc biệt cần có trong buổi hội nghị, hội thảo là điều cần thiết.
• Phạm vi ngân sách: Ban tổ chức cần liệt kê rõ hạng mục và phạm vi ngân sách cho từng phần cụ thể giúp cân bằng, phân công và sử dụng kinh phí phù hợp.

Nắm rõ yêu cầu cần có trong mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị

Bản kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị cần đảm bảo đáp ứng đầy đủ yêu cầu của doanh nghiệp bao gồm nội dung và hình thức:

• Nội dung: Cung cấp thông tin thiết thực cho khách hàng, tạo không khí trao đổi lành mạnh, tích cực.
• Hình thức: Thể hiện sự chuyên nghiệp, nghiêm túc và chỉnh chu, đồng thời bám sát kế hoạch và kinh phí.

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Các buổi hội thảo thông thường sẽ diễn ra vào ngày cuối tuần, thu hút đông đảo khách mới và người tham dự. Đồng thời, để thuận tiện cho việc di chuyển, doanh nghiệp nên lựa chọn tổ chức hội thảo tại những nơi trung tâm, có gầm gửi xe, đảm bảo không gian yên tĩnh và đầy đủ tiện ích, tiện nghi.

Xây dựng kế hoạch dự phòng và dự trù kinh phí

Ngoài mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị chính, doanh nghiệp cần thiết lập bản dự phòng và kinh phí dự trù, đề phòng rủi ro và có biện pháp xử lý nhanh chóng nếu có vấn đề phát sinh.

Triển khai kế hoạch

Hội thảo, hội nghị cần được triển khai theo đúng bản kế hoạch đã đặt ra. Trừ trường hợp gián đoạn do vấn đề không mong muốn, sự kiện sẽ thay đổi theo hướng kế hoạch dự phòng hoặc tự ứng biến.

Nguyên tắc khi lập mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị

• Ban tổ chức cần chuẩn bị mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo hội nghị cụ thể, chi tiết và cần xây dựng thêm kịch bản dự trù để ứng phó và giải quyết kịp thời những tình huống có thể phát sinh
• Xây dựng mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị cần đảm bảo tính khả thi và mức độ phù hợp với mục đích tổ chức
• Khâu chuẩn bị cần chi tiết, rõ ràng và lên kế hoạch đầy đủ, chỉnh chu giúp quá trình tổ chức chuyên nghiệp, đạt hiệu quả cao nhất.

Kết luận

Hy vọng qua bài viết của AN Media, bạn đã hiểu rõ hơn về quy trình tổ chức hội thảo, hội nghị chi tiết. Hãy liên hệ ngay hotline 0986.934.916 – 0904.113.123 để nhận được tư vấn miễn phí về mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, hội nghị nhé.