8 Bước tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới THÀNH CÔNG

Sự kiện ra mắt sản phẩm là một bước cực kỳ quan trọng để thu hút sự chú ý của người tiêu dùng và giới truyền thông. Vì vậy, việc chuẩn bị một kế hoạch chi tiết cùng quy trình thực hiện thật bài bản là điều cần thiết. Hãy cùng Trống Đồng Palace tìm hiểu cách tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới với 8 bước đơn giản, giúp bạn xây dựng một chương trình hiệu quả và ấn tượng.

1. Ý nghĩa của sự kiện ra mắt sản phẩm

Đúng như tên gọi của mình, đây là sự kiện được các doanh nghiệp tổ chức để công bố sản phẩm mới. Thông thường doanh nghiệp sẽ tập trung nhấn mạnh vào các điểm khác biệt, những ưu thế nổi bật của sản phẩm mới so với thị trường. Song hành với đó còn là nhiều mục đích mang tính chiến lược cho sự phát triển của doanh nghiệp.

• Gây chú ý, thu hút khách hàng: Buổi lễ ra mắt chính là một lời tuyên bố về sự ra đời của sản phẩm mới với toàn bộ khách hàng. Những khách hàng đã và đang quan tâm đến doanh nghiệp sẽ coi đây là cơ sở để xem xét việc mua hàng hay không. Đồng thời đây cũng là sự kiện thu hút sự chú ý từ những khách hàng có nhu cầu nhưng chưa biết đến doanh nghiệp.
• Tạo sự quan tâm từ đối tác và giới truyền thông: Một sự kiện ra mắt sản phẩm được tổ chức chỉn chu, chuyên nghiệp sẽ là cơ sở để đối tác và giới truyền thông nhìn vào và đánh giá uy tín của doanh nghiệp. Đây có thể là sự khởi đầu cho mối quan hệ hợp tác trong tương lai.
• Thu thập phản hồi của khách hàng về sản phẩm: Trong buổi ra mắt, khách hàng có thể được tìm hiểu sản phẩm và đưa ra các nhận xét. Căn cứ vào các thông tin đó, doanh nghiệp sẽ có cái nhìn đúng đắn về sản phẩm của mình và xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh tiếp theo…

2. Quy trình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Dựa trên kinh nghiệm tổ chức các sự kiện lớn, mang tính chuyên nghiệp cao, Trống Đồng Palace đã đúc kết cách tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới chuẩn chỉnh bao gồm 8 bước dưới đây. Bạn có thể tham khảo để chuẩn bị tốt nhất cho sự kiện của doanh nghiệp mình.

2.1 Bước 1: Lên danh sách khách mời tham dự lễ ra mắt sản phẩm mới

Với các sự kiện ra mắt sản phẩm mới, doanh nghiệp nên lựa chọn đối tượng khách mời là đại diện của các đơn vị báo chí, truyền thông, đối tác, khách hàng tiềm năng và người nổi tiếng có ảnh hưởng trong lĩnh vực của sản phẩm đó…

Ví dụ: Khi tổ chức sự kiện ra mắt dòng mỹ phẩm mới, ngoài đối tác, báo chí truyền thông… Doanh nghiệp có thể mời thêm các khách mời nổi tiếng như người mẫu, beauty blogger… Những người có danh tiếng và tên tuổi trong lĩnh vực làm đẹp để tăng sự uy tín và độ thuyết phục cho sản phẩm.

Bên cạnh đó, bạn cần lên danh sách khách mời sớm và gửi thiệp mời trước ít nhất 2 tuần. Đây là khoảng thời gian hợp lý để khách mời có thể sắp xếp lịch trình và công việc của mình.

2.2 Bước 2: Lựa chọn địa điểm cho lễ ra mắt sản phẩm mới

Địa điểm tổ chức cũng là một trong các yếu tố quan trọng hàng đầu, ảnh hưởng đến sự thành công của một buổi lễ ra mắt sản phẩm. Khi lựa chọn địa điểm bạn cần lưu ý:

• Căn cứ vào số lượng khách mời để lựa chọn các địa điểm có diện tích phù hợp. Đặc biệt cần phải tính toán diện tích đủ để bố trí thêm khu vực trải nghiệm sản phẩm.
• Ưu tiên lựa chọn các địa điểm có vị trí đắc địa, giao thông dễ dàng di chuyển, gần khu vực của khách hàng tiềm năng.
• Chú ý lựa chọn các trung tâm tổ chức có hệ thống cơ sở vật chất tốt, chất lượng âm thanh – ánh sáng đảm bảo để không ảnh hưởng đến trải nghiệm về sản phẩm mới của khách mời. Đồng thời cơ sở vật chất phải đảm bảo hỗ trợ tốt nhất cho quá trình tác nghiệp của đội ngũ truyền thông, báo chí.
• Ngoài ra bạn cũng cần cân nhắc đến các yếu tố khác như bài trí không gian, thái độ phục vụ, dịch vụ đi kèm… để đảm bảo buổi lễ ra mắt sản phẩm thật hoàn hảo trong mắt khách mời.

2.3 Bước 3: Lên ý tưởng cho sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Ý tưởng chủ đề chính là linh hồn của một sự kiện và sự kiện ra mắt sản phẩm mới cũng không ngoại lệ. Nó được thể hiện thông qua các yếu tố thiết kế, trang trí, bố cục không gian, các tiết mục biểu diễn… Hiện nay có rất nhiều ý tưởng tổ chức sự kiện độc đáo và thú vị được áp dụng trong tổ chức sự kiện, do đó doanh nghiệp có thể tìm hiểu và áp dụng phù hợp.

Ý tưởng chủ đề của sự kiện ra mắt sản phẩm cần phải gắn liền với đặc trưng của sản phẩm đó và phù hợp với hình ảnh của doanh nghiệp. Bạn nên ưu tiên hướng tới các ý tưởng có thể làm nổi bật được những ưu thế vượt trội của sản phẩm, đồng thời gây ấn tượng tốt đối với khách hàng.

Ví dụ như với lễ ra mắt sản phẩm chăm sóc sắc đẹp bạn có thể lựa chọn concept nữ tính với tông màu chủ đạo là màu sắc của sản phẩm mới.

2.4 Bước 4: Lên chương trình cho sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới là một hạng mục quan trọng trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, vì vậy bạn cần đặc biệt lưu ý đến việc lên nội dung chương trình. Nên ưu tiên lựa chọn các tiết mục độc đáo, phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu và đặc biệt là phải liên quan đến những đặc điểm của sản phẩm được ra mắt.

Doanh nghiệp cần xác định rõ, chương trình sẽ có những phần nào, thời gian tổ chức của từng phần là bao lâu, thứ tự diễn ra và thông điệp của từng phần trong chương trình…

Thông thường một chương trình cho ra mắt sản phẩm mới sẽ bao gồm các phần khai mạc – nội dung chương trình chính – trải nghiệm sản phẩm và phần bế mạc. Bạn có thể khéo léo lồng ghép các chương trình văn nghệ hoặc tiết mục biểu diễn độc đáo để tăng sự hấp dẫn cho sự kiện của mình.

2.5 Bước 5: Lựa chọn thời gian tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Với đặc thù của loại hình sự kiện này, bạn nên lựa chọn tổ chức vào khoảng 2 tuần trước khi sản phẩm được chính thức bán trên thị trường. Ngoài ra, bạn cũng nên ưu tiên lựa chọn các khung giờ vào cuối tuần hoặc buổi tối để khách mời và công chúng dễ dàng tham gia…

90 – 120 phút là thời lượng vừa đẹp để tổ chức một sự kiện ra mắt sản phẩm mới. Đây là khoảng thời gian vừa đủ để bạn tiến hành công bố sản phẩm cũng như tạo điều kiện cho khách hàng trải nghiệm mà không gây nhàm chán.

2.6 Bước 6: Tiến hành truyền thông cho sản phẩm và sự kiện

Với các sự kiện ra mắt sản phẩm mới thì truyền thông trước, trong và sau sự kiện là điều không thể thiếu. Việc này góp phần lan tỏa tên tuổi của doanh nghiệp, giúp nhiều người biết đến sản phẩm và thương hiệu của bạn hơn.

Các phương tiện truyền thông được đông đảo đơn vị tổ chức lựa chọn cho mình là các mạng xã hội như Facebook, Instagram, YouTube… Các mạng xã hội này hiện nay đều có giao diện công bố sự kiện rất thân thiện với người dùng và có chi phí quảng bá hợp lý.

Thêm vào đó, doanh nghiệp cũng có thể tăng cường quảng bá truyền thông cho sự kiện thông qua báo chí, truyền hình…. Đây là các phương tiện truyền thông đại chúng rất phổ biến và chắc chắn sẽ góp phần tăng cường uy tín cho sự kiện của bạn.

2.7 Bước 7: Triển khai kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Đây có thể coi là bước quan trọng nhất trong cả quá trình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới. Trong bước này bạn cần quan tâm đến những hạng mục quan trọng như sau:

• Trang trí địa điểm: Phong cách bài trí và bố cục không gian cần được nghiên cứu và thiết kế sao cho phù hợp và thống nhất với ý tưởng và chủ đề của sự kiện và sản phẩm.
• Setup hệ thống kỹ thuật: Các hạng mục như sân khấu, background, hệ thống âm thanh – ánh sáng… cho một sự kiện ra mắt sản phẩm luôn đòi hỏi có độ chính xác cao. Bạn cần phải nghiên cứu và phổ biến kỹ kế hoạch chương trình với các nhân sự phụ trách, để đảm bảo tiến độ tổ chức cũng như hạn chế tối đa sai sót xảy ra trong sự kiện.
• Chuẩn bị các ấn phẩm liên quan: Bên cạnh đó, bạn cũng cần có kế hoạch để thiết kế và in ấn các tài liệu liên quan đến sản phẩm mới, các standee, băng rôn… bổ trợ cho công tác truyền thông tại sự kiện.
• Chuẩn bị mẫu thử: Cần tính toán chuẩn bị đủ số lượng sản phẩm mới để thuận tiện cho khách mời tham quan và trải nghiệm. Từ đó đưa ra đánh giá khách quan nhất, làm tư liệu cho các chiến lược sắp tới của doanh nghiệp.
• Chuẩn bị thực đơn: Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều lựa chọn teabreak cho phần tiệc tại các sự kiện ra mắt sản phẩm mới. Hình thức tiệc này có cả trà và bánh, không quá cầu kỳ trong khâu chuẩn bị nhưng vẫn đủ sang trọng, chuyên nghiệp. Đây chính là sự lựa chọn hoàn hảo, thích hợp để khách mời bổ sung năng lượng nhẹ nhàng mà không chiếm quá nhiều thời lượng của sự kiện.
• Chuẩn bị quà tặng: Một khía cạnh cũng không kém phần quan trọng mà bạn cần chú ý đến khi cách tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới là hạng mục quà tặng. Hoạt động này vừa tạo cơ hội cho khách hàng trải nghiệm sản phẩm, vừa góp phần giúp doanh nghiệp tạo thiện cảm và ấn tượng tốt trong lòng công chúng.

2.8 Bước 8: Đánh giá, tổng kết kết quả của sự kiện

Tổng kết lại những đánh giá, phản hồi của khách hàng sau sự kiện, doanh nghiệp sẽ xác định được các ưu nhược điểm của dòng sản phẩm mới ra mắt. Từ đó có sự điều chỉnh phù hợp hoặc đưa ra các chiến lược sản xuất kinh doanh đúng đắn trong tương lai.

Bên cạnh đó, thông tin của các cá nhân, tổ chức được thu thập trong sự kiện chính là tệp khách hàng tiềm năng, quan tâm đến sản phẩm của doanh nghiệp. Sau sự kiện, doanh nghiệp cần tổ chức các hoạt động phân tích, đánh giá, tìm ra đặc điểm chung của nhóm khách hàng này. Từ đó xây dựng phương pháp marketing phù hợp giúp doanh nghiệp tăng doanh số bán hàng cho sản phẩm mới được ra mắt.

3. Kịch bản tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Để dễ dàng hình dung và lập được kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm thành công nhất, bạn có thể tham khảo kịch bản mẫu dưới đây:

• Thời gian
• Chương trình
• Nội dung cụ thể

20 phút đầu: Đón khách

• PG trong trang phục phù hợp tiếp đón khách mời.
• Lễ tân ghi nhận thông tin khách mời tại quầy reception.
• PG và lễ tân hướng dẫn khách vào vị trí.

5-10 phút đầu: Mở màn

• Một tiết mục văn nghệ thu hút sự chú ý của khách mời về phía sân khấu và để khách ổn định chỗ ngồi.

5 phút: MC giới thiệu chương trình

• MC cảm ơn khách mời đã tham dự, giới thiệu.
• MC giới thiệu về mục đích của chương trình.

5 phút:

• Giới thiệu thành phần tham dự

10 – 15 phút: Đội ngũ sản xuất phát biểu

• Trình bày tổng quan về sản phẩm: kiểu dáng, tính năng, đặc trưng nổi bật, điểm khác biệt hóa so với các dòng sản phẩm khác…
• Trình bày về quá trình sản xuất, hoàn thiện sản phẩm.

30 phút: Trải nghiệm sản phẩm

• Mời khách mời, khách hàng trải nghiệm sản phẩm và phát biểu cảm nhận.

20 phút: Chương trình hỏi đáp, phỏng vấn về sản phẩm

• Doanh nghiệp sẽ nhận các câu hỏi từ khách hàng và các đơn vị truyền thông và giải đáp.

10 phút: Tặng quà

• Tiến hành tổ chức các trò chơi đơn giản và tặng quà cho khách mời.

30 phút: Khai tiệc (nếu có)

• Khách mời dùng tiệc teabreak.
• Biểu diễn các tiết mục hoặc phát nhạc nhẹ nhàng trên sân khấu.

10 phút: Bế mạc

• Doanh nghiệp gửi lời cảm ơn tới các khách mời đã tham dự.
• Tiến hành chụp ảnh lưu niệm.
• Tiễn khách ra về.

4. Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới tại Trống Đồng Palace

Một trong các sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp trong tổ chức sự kiện nói chung và sự kiện ra mắt sản phẩm mới nói riêng chính là Hệ thống trung tâm Trống Đồng Palace.

Trống Đồng Palace là đơn vị với 12 năm kinh nghiệm đồng thời sở hữu hệ thống hơn 10 trung tâm trên toàn miền Bắc. Tất cả các trung tâm của Trống Đồng Palace đều tọa lạc tại các vị trí đắc địa và được chú trọng đầu tư vào cơ sở vật chất. Mỗi cơ sở đều được thiết kế nhiều sảnh tiệc với sức chứa và bài trí không gian độc đáo, ấn tượng dựa trên tinh thần chung là sự sang trọng và đẳng cấp.

Thêm vào đó, tại tất cả các sảnh tiệc đều được bố trí hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn chiếu kích thước lớn hiện đại. Nhờ đó mà Trống Đồng Palace có thể đáp ứng được nhiều loại hình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới với đa dạng các quy mô khách mời lên đến hàng nghìn khách.

Bên cạnh đó, Trống Đồng Palace còn rất chú trọng vào việc đào tạo đội ngũ nhân sự. Các nhân viên tại đây luôn rất nhiệt tình, tận tâm hỗ trợ khách hàng và có tác phong làm việc chuyên nghiệp, nhanh nhẹn.

Hiện nay, để hỗ trợ các doanh nghiệp trong tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới, Trống Đồng Palace đã xây dựng gói dịch vụ gồm:

• Dịch vụ tư vấn, hỗ trợ.
• Dịch vụ thiết kế, lên kịch bản hấp dẫn cho từng loại hình sự kiện.
• Dịch vụ thiết kế, trang trí sự kiện theo chủ đề yêu câu.
• …

Dịch vụ trọn gói này được xây dựng nhằm giúp mang tới giải pháp tổ chức sự kiện tổng thể, giúp khách hàng tiết kiệm được thời gian, công sức và chi phí mà vẫn yên tâm sở hữu được một sự kiện hoành tráng, quy mô và chất lượng.

Chính vì lẽ đó, Trống Đồng Palace luôn là thương hiệu uy tín được các doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn để tổ chức sự kiện nói riêng và sự kiện ra mắt sản phẩm mới nói chung.